# Wie erfassen Sie einen Prozess über mehrere Abteilungen hinweg?

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Eine hilfreiche Möglichkeit ist ein Swimlane-Diagramm: Zeilen oder Spalten für Beteiligte und der tatsächliche Arbeitsfluss dazwischen. Klären Sie, wer jeden Schritt ausführt und was übergeben wird, statt nur Abteilungsnamen anzuordnen.

## Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Es ist ein Flussdiagramm mit parallelen Bahnen für Abteilungen, Teams oder Rollen. Eine Tätigkeit steht beim tatsächlichen Ausführenden. Verbindungen zeigen Reihenfolge, Verzweigungen und Übergaben. Die Bahnen können waagerecht oder senkrecht verlaufen. Netcall behandelt die Möglichkeiten und Grenzen von Swimlane-Diagrammen.

Lucid schlägt einen Ablauf vor, der als Einstieg dienen kann:

- Beteiligte und Prozessgrenzen auflisten.
- Schritte den Bahnen der tatsächlichen Ausführenden zuordnen.
- Tätigkeiten, Reihenfolge und Ausnahmen mit den Beteiligten prüfen.
- Vereinbaren, welche Version die bisherige Arbeit beschreibt und wie künftige Änderungen freigegeben werden.
- Änderungen verfolgen und die Beschreibung aktuell halten.

Eine geprüfte Ist-Prozesskarte gibt die bisherige Reihenfolge nicht automatisch als künftigen Standard frei. Die Aufnahme allein umfasst auch keine Systemänderung. Trennen Sie die Beschreibung der Arbeit von der Entscheidung über Änderungen.

## Welche Probleme lassen sich damit untersuchen?

Die Bahnen lenken den Blick auf prüfenswerte Abhängigkeiten:

- Aufgaben- oder Informationsübergabe: Gibt es Wartezeit, fehlende Daten oder erneute Eingabe?
- Rückmeldung: Wer erwartet von wem unter welcher Bedingung eine Antwort?
- Qualität und Verantwortung: Wer prüft das Ergebnis und wer übernimmt ein Problem über mehrere Teams hinweg?

Das sind mögliche Fragen, keine drei unvermeidlichen Mängel jedes Prozesses. Pfeillänge oder Zahl gekreuzter Bahnen messen keine Wartezeit. Verbinden Sie konkrete Übergaben mit Beispielen, Aufzeichnungen und Zeitangaben, bevor Sie sie als Verzögerungsursache bezeichnen.

## Wie sehen veröffentlichte Beispiele aus?

Miro zeigt ein Softwareentwicklungsbeispiel mit Frontend-, Backend-, Infrastruktur- und Qualitätssicherungsteams. Planung, Entwurfsprüfung, Entwicklung, Tests, Bereitstellung und Beobachtung hängen über deren Verantwortlichkeiten zusammen. Das ist ein Diagrammbeispiel des Anbieters, kein von uns gemessener Kundenfall.

Venngage zeigt ein Diagramm zur Vorbereitung eines Arbeitsvertrags über mehrere Abteilungen hinweg. Es veranschaulicht Verantwortlichkeiten und Übergaben, keine rechtliche Anleitung zum Vertragsentwurf. Keines der Beispiele belegt allein, wo Ihre Anfrage am längsten wartet.

Verfolgen Sie für Ihre eigene Prozesskarte eine konkrete Anfrage: Welche Referenznummer, Datei, E-Mail oder Entscheidung geht von wem an wen? Trennen Sie aktive Arbeit von Wartezeit und zeigen Sie Rückläufe wegen unvollständiger Daten. Unterscheiden sich Wege, dokumentieren Sie ihre Auswahlbedingungen.

## Wann sollten die Bahnen festgelegt werden?

Klären Sie die Beteiligten bei der Festlegung des Umfangs. Venngage empfiehlt, abteilungsübergreifende Prozesse früh zu kennzeichnen. Das hilft, die richtigen Menschen einzubeziehen. Es garantiert nicht, dass bei der Prüfung keine weitere Person oder Ausnahme auftaucht.

Wählen Sie lesbare Details, ohne Verantwortung zu verlieren. Wer einen seltenen, aber wichtigen Schritt erledigt, darf nicht verschwinden. Die Handlung darf für eine ordentlichere Zeichnung keiner anderen Abteilung zugeschrieben werden. Eine getrennte Ansicht oder ein klar benannter Teilprozess kann die nachvollziehbare Verbindung erhalten.

## Fragen

### Unterscheidet sich das von einem einfachen Flussdiagramm?

Die Bahnen ergänzen den Fluss um eine sichtbare Gruppierung nach Ausführenden. Auch ein einfaches Flussdiagramm kann Rollen oder Verantwortliche benennen. Wählen Sie die Darstellung, die nötige Verbindungen klar zeigt, statt Bahnen als einzig richtige Methode zu behandeln.

### Braucht jede Abteilung eine eigene Bahn?

Nicht unbedingt in jeder Übersicht. Die tatsächlichen Ausführenden und Übergaben müssen auch bei seltener Beteiligung klar bleiben. Nutzen Sie beim Vereinfachen eine Kennzeichnung oder verknüpfte Detailansicht. Ändern Sie keine Verantwortung aus Layoutgründen.

### Was unterscheidet sie von einer RACI-Matrix?

Bahnen zeigen Ablauf und Ausführende. Laut Netcall unterscheidet RACI, wer die Arbeit erledigt, wer letztlich die Verantwortung trägt, wer konsultiert und wer informiert wird. Die Matrix kann die Prozesskarte ergänzen. Wird die gemeinsame Ansicht zu voll, verknüpfen Sie getrennte Beschreibungen.

## Quellen

- [Lucid — abteilungsübergreifendes Prozessmapping.](https://lucid.co/blog/cross-functional-process-mapping)
- [Venngage — Prozesskartentypen und Beispiele.](https://venngage.com/blog/process-mapping/)
- [Miro — Beispiele für Prozesskarten.](https://miro.com/process-mapping/examples/)
- [Netcall — Möglichkeiten und Grenzen von Swimlane-Diagrammen.](https://www.netcall.com/blog/alternatives-to-the-swim-lane-diagram/)
- [Netcall — Rollen einer RACI-Matrix.](https://www.netcall.com/blog/what-is-raci/)

## Weiterführende Artikel

- [Können Sie mit einer Vorlage selbst eine Prozesskarte erstellen?](https://ergostrat.com/de/expert-review/diy-process-map.html)
- [Wie viele Stunden verliert Ihr Unternehmen durch ineffiziente Prozesse?](https://ergostrat.com/de/expert-review/hours-lost-to-processes.html)
- [Was unterscheidet Prozessmapping und Automatisierung?](https://ergostrat.com/de/expert-review/mapping-vs-automation.html)

## Prüfen Sie die Übergaben zwischen Abteilungen.

Die Expertenprüfung erfasst die vereinbarten Prozesse und deren Verbindungen. Sie beschreibt, welche Nummer, Datei oder E-Mail von wem an wen und auf welchem Weg weitergeht, neben den Schritten innerhalb der Abteilungen. Der Umfang wird vereinbart und unterschrieben. Die Prozesskarte verspricht keine Prüfung sämtlicher Verbindungen im ganzen Unternehmen.

[Expertenprüfung anfragen](mailto:contact@ergostrat.com?subject=Frage%20zum%20abteilungs%C3%BCbergreifenden%20Prozess%20und%20zur%20Expertenpr%C3%BCfung)