Експертен Преглед

Как се картира процес, който минава през няколко отдела?

Един полезен вариант е карта с пътеки по роля: редове или колони за участниците, а между тях — действителният поток на работата. Уточнете кой изпълнява всяка стъпка и какво се предава, вместо да подреждате само имената на отделите.

Какво е карта с пътеки по роля?

Това е блок-схема с успоредни пътеки за отдели, екипи или роли. Действието стои при реалния изпълнител, а връзките показват последователност, разклонения и предаване. Пътеките могат да са хоризонтални или вертикални. Netcall разглежда възможностите и ограниченията на пътечните схеми.

Lucid предлага последователност, която може да се използва като начало:

Проверена карта на сегашното състояние не означава, че сегашният ред автоматично е одобрен като бъдещ стандарт. Самото картиране също не включва промяна в системите. Разграничете описанието на работата от решението какво да се промени.

Кои проблеми може да помогне да разгледате?

Пътеките насочват вниманието към зависимости, които си струва да се проверят:

Това са възможни въпроси, не три задължителни дефекта на всеки процес. Дължината на стрелката или броят пресечени пътеки не измерват чакането. Свържете конкретните предавания с примери, записи и време, преди да ги обявите за причина за забавяне.

Как изглеждат публикувани примери?

Miro показва пример за разработка на софтуер с екипи за интерфейс, сървърна част, инфраструктура и контрол на качеството. Планиране, преглед на дизайна, разработка, тестове, пускане и наблюдение се свързват през техните отговорности. Това е пример на доставчик за схема, не наш измерен клиентски случай.

Venngage показва схема за подготовка на трудов договор, която пресича няколко отдела. Тя илюстрира подреждането на отговорности и предавания; не е правно ръководство за съставяне на договор. Нито един пример сам по себе си не доказва къде вашата заявка чака най-дълго.

За собствена карта вземете конкретна заявка и проследете какво преминава между участниците: номер, файл, имейл или решение. Отделете активната работа от чакането и покажете връщанията при непълни данни. Ако пътищата се различават, запишете условията за избора им.

Кога да определите пътеките?

Изяснете участниците още при избора на обхвата. Venngage препоръчва отрано да отбележите процесите, които пресичат отдели. Това помага да поканите правилните хора; не гарантира, че няма да се появи нов участник или изключение при проверката.

Подберете подробността така, че схемата да е четима, без да губи отговорностите. Участник с рядка, но важна стъпка не трябва да изчезва или действието му да се приписва на друг отдел само за по-удобна рисунка. Можете да използвате отделен изглед или ясно обозначен подпроцес с проследима връзка.

Въпроси

Различава ли се от обикновена блок-схема?

Пътеките добавят видимо групиране по изпълнител към потока. И обикновена блок-схема може да носи имена на роли или отговорници. Изберете формата, който показва нужните връзки ясно, вместо да приемате пътеките за единствения правилен метод.

Нужна ли е отделна пътека за всеки отдел?

Не непременно във всеки общ изглед. Но действителният изпълнител и предаването трябва да остават ясни, дори участието да е рядко. При опростяване използвайте обозначение или свързана подробна схема, вместо да сменяте отговорника по съображения за оформление.

Как се различава от матрица RACI?

Пътеките показват поток и изпълнители. Според Netcall RACI разграничава кой извършва работата, кой носи крайната отговорност, с кого се консултират и кого уведомяват. Матрицата може да допълва картата. Ако общият изглед се претоварва, свържете отделни описания.

Източници

Още по темата

Следваща стъпка

Проверете какво се случва при предаването между отдели.

Експертният Преглед картира договорените процеси и връзките между тях. Описва кой номер, файл или имейл преминава от кого към кого и как, наред със стъпките вътре в отделите. Обхватът се уточнява и подписва; картата не обещава преглед на всяка връзка в целия бизнес.

Попитайте за Експертен Преглед

или ни пишете на contact@ergostrat.com