Експертен Преглед

Какво е Експертен Преглед?

Експертният Преглед картира работния поток на фирмата: откъде влиза работата, през кои хора и инструменти минава, къде чака и къде се въвежда повторно. Оптимизацията на процесите идва след прегледа като отделна задача. За разлика от Прегледа на Дигитална Достъпност, който тръгва от един разговор, тук сядаме с всеки, който движи част от процеса, и записваме действителния поток. Резултатът е карта на процеса и доклад с находки, подредени по тежест, всяка с цената на времето, което струва днес.

За кого е?

• Работата минава през повече от двама души или през повече от един отдел и никой не вижда целия път.
• Имате три или повече инструмента без връзка помежду си и някой пренася данните между тях на ръка всяка седмица. Ако е само един процес, по-подходящи са Автоматизациите; този преглед е за три или повече свързани процеса.
• Прегледът на Дигитална Достъпност е показал повече, отколкото един разговор може да обхване.
• Предстои голяма промяна, нов софтуер, нов сайт или нов човек, и искате първо да знаете какво наистина се случва днес.

Какво гледаме?

Обхватът на прегледа се записва в първата седмица и не се променя след това: кои процеси, кои хора, кои инструменти. Обикновено това са между три и шест процеса, свързани помежду си.

• Всеки процес от край до край: къде започва, кой го поема, къде чака, къде свършва.
• Всяка връзка между процесите: кое число, файл или писмо се пренася от единия в другия и как.
• Хората: колко време на седмица отива във всяка стъпка, по думите на човека, който я върши, и по следите в инструментите.
• Инструментите: сайт, поща, таблици, документи, системи за поръчки и отчети. Само с достъп за четене.

Как минава?

1. 01
   Обхват.Първата седмица: разговор с управителя, списък на процесите и хората, достъп за четене. Записваме обхвата писмено и го подписваме двете страни.
2. 02
   Картиране.Втората и третата седмица: по един разговор с всеки, който движи част от потока, и четене на следите в инструментите. Всяка стъпка на картата носи човек, инструмент и време.
3. 03
   Мерене.Всяка находка стъпва на ред, който можете да проверите: кой процес, коя стъпка, колко часа на седмица, откъде е числото.
4. 04
   Доклад.Четвъртата седмица: картата и докладът с находки са при вас. Обсъждаме ги на разговор с хората, които участваха, за да е ясна всяка точка.

Какво получавате?

Карта на работния процес и Доклад с находки.

Картата показва целия поток на една страница: процесите, връзките, хората и инструментите, с времето на всяка стъпка. Докладът подрежда находките по тежест, не по лекота: първо това, което ви струва най-много, дори когато е най-трудното. За всяка находка: какво е, къде е, колко струва днес и какво би я махнало. Когато има три пътя, даваме трите: да се промени редът, да се автоматизира или да отпадне. Понякога отговорът е да не се строи нищо, и го казваме.

Докладът с находки е актуален дванадесет месеца. След това процесите ви са се променили достатъчно, за да си струва нов поглед.

Колко време отнема?

Прегледът отнема три до четири седмици от подписания обхват до доклада, според броя на процесите и хората.

Какво следва?

Списъкът е ваш и не сте длъжни да продължите с нас. Ако продължите след прегледа, всяка находка вече е отделна задача с ясен резултат: автоматизация на един процес, поправка на сайта или ново подреждане на реда, по който минава информацията. Работим по една задача наведнъж, доказваме я, предаваме я и се връщаме на списъка.

Статии

• Действителният процес или този на хартия?Схемата показва как процесът трябва да върви. Действителният процес е това, което хората наистина правят, обходни пътища включени. Разликата е находката.
• Как се картира процес, който минава през няколко отдела?Картата с пътеки (swim lanes) отделя ролите или отделите в пътеки и показва стъпките и предаванията между тях в действителния им ред.
• Можете ли сами да картирате процесите си с шаблон (BPMN, Visio, Miro)?BPMN дава нотация; Visio и Miro са инструменти за диаграми. Все така са нужни разговорите, изключенията и планът за поддържане на картата.
• Колко часа седмично губи бизнесът заради неефективни процеси?Webexpenses отчита 26% от работното време в анкета сред офис служители от 2019 г. Това е самооценка на време, а не измерване на вашата фирма или обещание за възстановими спестявания. Измерете собствените часове.
• Каква е разликата между картиране и автоматизация на процеси?Картата записва какво се случва и кой го върши. Автоматизацията изпълнява определени стъпки. Без описан процес по-трудно се проверява кои стъпки и изключения поема автоматизацията.
• Как се провежда преглед на бизнес процеси, стъпка по стъпка?Започнете с днешния процес и хората, които вършат работата; следват желаният процес, подходящите инструменти и начинът за поддържане на картата.
• Какво е value stream mapping?Диаграма на всяка стъпка в потока на материал и информация от поръчката до доставката. Инструмент на Toyota, различен от обикновена карта на процес.
• Какво е картиране на процеси и защо ви е нужно?Визуално представяне на стъпките в работен поток, кой ги върши и къде засичат. Прави видимо това, което иначе е разказ от втора ръка.
• Кога ви трябва консултант по процеси, вместо да го направите сами?Сливане, спад в удовлетвореността на клиентите, подготовка за автоматизация или спор за отговорностите могат да са причина за външен преглед. Започнете с проблема и нужните доказателства.

Въпроси