Как протича преглед на бизнес процеси стъпка по стъпка?

Какво включва версията с четири стъпки?

Lanrex описва преглед в четири части, тук преразказани накратко:

• Опишете сегашните процеси с роли, действия, предавания и изключения.
• Анализирайте ги с участниците и заинтересованите страни, включително клиентите, когато е подходящо.
• Подгответе желано бъдещо състояние с реалистични, измерими цели.
• Определете как технологията би подкрепила плана.

Този подход поставя бизнес нуждата пред избора на инструмент. Той включва и планиране на бъдещото състояние; не е само рисуване на сегашния поток. Това е описание на конкретен доставчик, не единствен стандарт за всяка фирма или гаранция за успешно внедряване.

Какво добавя версията с десет стъпки?

ISM разглежда по-подробна последователност за преглед и подобряване в контекста на клиентска стратегия:

• Среща с участниците за посока и предварителен график.
• Проучване на подходящи практики в бранша.
• Разговори с познаващите процеса за сегашното състояние.
• Документиране на сегашните потоци и сравнение с налични подходящи ориентири.
• Събиране на обратна връзка по описанието.
• Работна среща за изясняване на тази обратна връзка.
• Работна среща за предложения за подобрение.
• Подготовка на бъдещи потоци на общо и подробно ниво.
• Преглед и доуточняване на предложените бъдещи потоци.
• Окончателно одобрение, подреждане на препоръките и план за действие.

Това разделя обсъждането и проверката на повече дейности. Не доказва, че всяка малка фирма има нужда от същия брой срещи. Сравнение с „най-добра практика“ също изисква подходящи данни и контекст; етикетът сам по себе си не е доказателство за добър ориентир.

Коя версия поставя акцент върху писаните инструкции?

Visual South представя пет части в ръководство, свързано с работа с ERP системи:

• Общ поглед върху потока между отделите.
• Подробности за процеса във всеки отдел.
• Писана процедура, обясняваща действията и решенията.
• Работни инструкции за конкретното изпълнение.
• План за непрекъснато подобрение.

Авторът подчертава инструкциите като защита срещу загуба на знание при промяна на хората. Това е полезен акцент, не доказателство, че документ замества обучение или човешка преценка. Инструкцията трябва да има отговорник, актуални примери и ред за промяна, за да остане полезна.

Как протича Експертният Преглед?

Експертният Преглед има собствен договорен обхват. Обикновено разглежда три до шест свързани процеса с достъп само за четене. Първата седмица се уточняват процесите, хората и инструментите и двете страни подписват обхвата. Срокът за доклада е три до четири седмици от подписания обхват.

Втората и третата седмица са за картиране с хората, които изпълняват работата. Всяка констатация се свързва с проверим ред: процес, стъпка, часове на седмица и източник. По описания график четвъртата седмица предава картата и доклада, които се обсъждат на общ разговор.

Това не означава автоматично включване на всяка дейност от трите външни методики. Изграждане, внедряване на нов процес, подробни нови работни инструкции и текуща поддръжка не се обещават чрез този списък. Решението за следваща промяна е отделно; докладът дава установеното и възможните действия в договорения обхват.

Въпроси

Източници

• Lanrex — подход с четири стъпки.
• ISM — подход с десет стъпки за преглед на процеси.
• Visual South — пет части на прегледа и документацията.

Още по темата

• Какво е картиране на потока на стойността?
• Какво е картиране на процеси и защо ви е нужно?
• Кога ви трябва консултант по процеси вместо собствена карта?