Експертен Преглед

Какво е картиране на процеси и защо ви е нужно?

Кой приема запитването, кой подготвя офертата и как колегата разбира, че е негов ред? Картата на процеса показва тези стъпки, участници и предавания на работата. Тя помага да обсъдите един и същ поток, вместо всеки да го описва само от своето бюро. Полезността ѝ зависи от информацията и проверката с хората, които вършат работата. Самата рисунка не доказва какво се случва.

Какво показва картата?

Започнете с началото и края на избрания процес. За всяка стъпка отбележете кой я изпълнява, какво получава, какъв резултат предава и в кой инструмент работи. Решенията трябва да имат означени изходи: например какво става при пълно и при непълно запитване. Покажете и връщането за уточнение, не само успешния път.

Овалът често означава начало или край, правоъгълникът — действие, ромбът — решение, а стрелката — посоката на потока. Пътеките по роля или отдел, познати като swimlanes, помагат да проследите отговорностите. Преминаването между тях показва предаване на работата, но броят на пресечените линии сам по себе си не измерва закъснението.

Има различни видове карти. Картата на потока на стойността разглежда пътя към продукт или услуга и помага да се обсъдят стойност, чакане и загуби. BPMN е формална нотация за моделиране на процеси. Изберете подробностите според задачата и хората, които ще четат картата; не е нужно да започвате със сложна нотация или специализиран софтуер.

Как ви помага при ежедневната работа?

Една обща карта позволява на участниците да посочат липсваща стъпка, повторна проверка или неясен отговорник. Може да служи при въвеждане на нов колега и при обсъждане на договорно или друго изискване. Тя не доказва сама по себе си, че изискването е изпълнено: за това са нужни съответните действия и доказателства.

Например, само за илюстрация: служител приема запитване, проверява дали информацията е достатъчна и го предава за оферта. Ако не е достатъчна, връща въпрос към клиента. На картата отбележете кой изпраща въпроса и как човекът, който подготвя офертата, научава за отговора. Така разговорът става конкретен, без да представяме примера като измерен клиентски случай.

Ако искате да разберете къде отива времето, добавете наблюдавани времена и основанията за тях. Стрелката не показва колко е чакало запитването, а споменът на един участник не е измерване на целия процес. Самото картиране не обещава определен брой спестени часове.

Как да изработите първа работна карта?

Използвайте следната последователност като практичен подход, а не като задължителен стандарт:

Когато целта е да опишете настоящето, отделете предложенията за промяна в друга версия или с ясно означение. Иначе читателят може да приеме желаната следваща стъпка за вече установена практика.

Кога шаблонът стига и кога трябва още работа?

Шаблон във Visio, Miro или друг инструмент може да даде подредба и символи. Той не знае кой действително одобрява офертата, какво се прави при отсъствие и къде остава недовършена задача. Попълвайте го с участниците и проверете съдържанието. Външен човек може да помогне с въпросите, но не е задължително условие за вярна карта.

Същото важи за диаграмата, която вече имате. Блок-схемата е вид карта на процеса, а не непременно по-непълноценен документ. Ако показва нужните стъпки, отговорности и изключения и отговаря на действителността, може да е достатъчна. Добавяйте подробности, когато те помагат за конкретния въпрос.

Въпроси

Всеки процес ли се нуждае от отделна карта?

Не. За кратка задача на един човек списъкът може да е достатъчен. Картата е полезна, когато трябва да изясните последователност, решения или предаване между участници. Изберете формата според трудността за разбиране, не според броя диаграми.

Картирането същото ли е като автоматизацията?

Не. Картата описва работата; автоматизацията променя начина, по който се изпълнява част от нея. Анализът може да насочи към автоматизация, но може и да покаже нужда от по-ясна отговорност или премахване на ненужна стъпка.

Достатъчна ли е блок-схемата, която вече сме направили?

Възможно е. Проверете съдържанието и точността ѝ, вместо да я отхвърляте заради името. При нужда добавете входове, изходи, роли, изключения и подкрепени с данни времена.

Източници

Още по темата

Следваща стъпка

От картата към писмения доклад.

Експертният Преглед изработва картата заедно с хората, които движат потока, и я допълва с писмен доклад: колко часа отиват в стъпките, които струват най-много.

Попитайте за Експертен Преглед

или ни пишете на contact@ergostrat.com