Was ist Prozessmapping und wozu brauchen Sie es?
Wer nimmt eine Anfrage an, wer erstellt das Angebot und woher weiß die nächste Person, dass sie an der Reihe ist? Eine Prozesskarte zeigt diese Schritte, Beteiligten und Übergaben. Sie schafft einen gemeinsamen Ablauf für das Gespräch, statt einzelner Beschreibungen vom eigenen Schreibtisch aus. Ihr Nutzen hängt von den Informationen und der Prüfung mit den ausführenden Personen ab. Die Zeichnung allein belegt noch nicht den tatsächlichen Ablauf.
Was zeigt die Prozesskarte?
Beginnen Sie mit dem Anfang und Ende des ausgewählten Prozesses. Halten Sie für jeden Schritt fest, wer ihn ausführt, was diese Person erhält, welches Ergebnis sie weitergibt und welches Werkzeug sie nutzt. Beschriften Sie die Ausgänge von Entscheidungen: Was geschieht beispielsweise bei einer vollständigen oder unvollständigen Anfrage? Zeigen Sie auch den Rückweg zur Klärung, nicht nur den reibungslosen Verlauf.
Ein Oval kennzeichnet häufig Anfang oder Ende, ein Rechteck eine Tätigkeit, eine Raute eine Entscheidung und ein Pfeil die Flussrichtung. Bahnen für Rollen oder Abteilungen, sogenannte Swimlanes, machen Zuständigkeiten sichtbar. Der Wechsel zwischen ihnen zeigt eine Übergabe. Die Zahl der gekreuzten Linien misst aber nicht die Verzögerung.
Es gibt verschiedene Kartenarten. Eine Wertstromkarte betrachtet den Weg zu einem Produkt oder einer Dienstleistung und hilft, Wertbeitrag, Wartezeiten und Verschwendung zu besprechen. BPMN ist eine formale Notation zur Prozessmodellierung. Wählen Sie die Details nach der Aufgabe und den Lesern aus; komplexe Notation oder spezielle Software sind für den Einstieg nicht nötig.
Wie hilft die Karte im Arbeitsalltag?
An einer gemeinsamen Karte können Beteiligte fehlende Schritte, doppelte Prüfungen oder unklare Zuständigkeiten benennen. Sie kann die Einarbeitung eines neuen Kollegen oder die Besprechung einer vertraglichen oder anderen Anforderung unterstützen. Dass eine Anforderung erfüllt ist, beweist die Karte allein nicht. Dafür sind die entsprechenden Handlungen und Nachweise nötig.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Eine Person erhält eine Anfrage, prüft die Vollständigkeit der Angaben und gibt sie zur Angebotserstellung weiter. Fehlen Informationen, fragt sie beim Kunden nach. Halten Sie auf der Karte fest, wer die Frage stellt und wie die für das Angebot zuständige Person von der Antwort erfährt. So wird das Gespräch konkret; das Beispiel ist kein gemessener Kundenfall.
Um den Zeitaufwand zu verstehen, ergänzen Sie beobachtete Zeiten und deren Grundlage. Ein Pfeil zeigt nicht, wie lange eine Anfrage gewartet hat. Auch die Erinnerung einer einzelnen Person ist keine Messung des gesamten Prozesses. Prozessmapping allein verspricht keine bestimmte Zahl eingesparter Stunden.
Wie erstellen Sie eine erste Arbeitsfassung?
Nutzen Sie diese Abfolge als praktischen Ansatz, nicht als verbindlichen Standard:
- Bestimmen Sie die Frage sowie Anfang und Ende des Prozesses. Beginnen Sie nicht mit dem ganzen Unternehmen, wenn Sie nur die Übergabe von Anfragen prüfen.
- Beziehen Sie die Personen ein, die die einzelnen Teile ausführen, und sammeln Sie vorhandene Anleitungen und Beispiele.
- Erfassen Sie Tätigkeiten, Rollen, Werkzeuge, Eingaben und Ergebnisse einschließlich der Ausnahmen.
- Ordnen Sie Schritte und Entscheidungen in einem lesbaren Diagramm. Benennen Sie, was zwischen den Beteiligten weitergegeben wird.
- Gehen Sie einen realen Fall mit den Beteiligten durch und prüfen Sie, ob etwas fehlt oder doppelt erscheint.
- Legen Sie fest, wer die Karte pflegt und welche Änderungen der Arbeit eine neue Version auslösen sollen.
Wenn Sie den heutigen Zustand beschreiben, halten Sie Änderungsvorschläge in einer anderen Version fest oder kennzeichnen Sie sie eindeutig. Sonst können Leser einen gewünschten nächsten Schritt mit einer bereits eingeführten Praxis verwechseln.
Wann reicht eine Vorlage und wann ist mehr Arbeit nötig?
Eine Vorlage in Visio, Miro oder einem anderen Werkzeug kann Anordnung und Symbole liefern. Sie weiß nicht, wer ein Angebot tatsächlich freigibt, was bei Abwesenheit geschieht oder wo unerledigte Arbeit wartet. Füllen Sie die Vorlage mit den Beteiligten aus und prüfen Sie den Inhalt. Eine außenstehende Person kann mit Fragen helfen, ist aber keine Voraussetzung für eine zutreffende Karte.
Dasselbe gilt für Ihr vorhandenes Diagramm. Ein Flussdiagramm ist eine Art Prozesskarte und nicht zwangsläufig ein weniger brauchbares Dokument. Wenn es die nötigen Schritte, Zuständigkeiten und Ausnahmen richtig zeigt, kann es ausreichen. Ergänzen Sie Details, wenn sie bei der konkreten Frage helfen.
Fragen
Braucht jeder Prozess eine eigene Karte?
Nein. Für eine kurze Aufgabe einer einzelnen Person kann eine Liste genügen. Eine Karte hilft, wenn Abfolge, Entscheidungen oder Übergaben geklärt werden müssen. Wählen Sie das Format danach, wie schwer der Ablauf zu verstehen ist, und nicht nach der Zahl der Diagramme.
Ist Prozessmapping dasselbe wie Automatisierung?
Nein. Die Karte beschreibt die Arbeit; Automatisierung verändert die Ausführung eines Teils davon. Die Analyse kann eine Automatisierung nahelegen. Sie kann aber auch zeigen, dass eine klarere Zuständigkeit oder das Entfernen eines unnötigen Schritts sinnvoll ist.
Reicht unser bereits erstelltes Flussdiagramm aus?
Das ist möglich. Prüfen Sie Inhalt und Genauigkeit, statt es wegen seiner Bezeichnung zu verwerfen. Ergänzen Sie bei Bedarf Eingaben, Ausgaben, Rollen, Ausnahmen und durch Daten belegte Zeiten.
Quellen
Weiterführende Artikel
Nächster Schritt
Von der Prozesskarte zum schriftlichen Bericht.
Die Expertenprüfung erstellt die Karte gemeinsam mit den Personen, die den Ablauf ausführen. Ein schriftlicher Bericht ergänzt, wie viele Stunden in die aufwendigsten Schritte fließen.
oder schreiben Sie an contact@ergostrat.com