Ein Prozess nach dem anderen
Automatisierungen
Wir verbinden die vorhandenen Werkzeuge Ihres Teams über n8n, Make oder Zapier und beseitigen manuelle Datenübertragungen. Ein Prozess: eine Woche Zeitmessung, zwei bis vier Wochen Umsetzung und ein Abnahmetest mit echten Fällen, den Sie unterschreiben. Zur Übergabe gehören Betriebshandbuch, Bildschirmaufnahme und eine Stunde Schulung für die Person, die den Prozess übernimmt.
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Was bedeutet Automatisierung bei uns?
Wir verbinden einen Arbeitsprozess, der heute manuell zwischen mindestens zwei Werkzeugen läuft, sodass er selbstständig weiterläuft. Eine Website-Anfrage, die sonst bis morgen im Postfach wartet, erreicht in einer Minute die richtige Person.
Ein Bericht, der bisher den Freitagnachmittag beanspruchte, ist am Freitagmorgen fertig. Wir bauen mit n8n, Make oder Zapier, je nach vorhandenen Werkzeugen. Einen KI-Agenten setzen wir nur dort ein, wo er eine Aufgabe erfüllt, die eine Regel nicht lösen kann.
Ausgangspunkt ist der Prozess mit dem höchsten wöchentlichen Zeitaufwand, keine Plattform. Spart die Automatisierung dem Team keine Zeit, hören wir dort auf und sagen es.
Für wen ist das gedacht?
- Dieselben Daten werden an zwei oder drei Stellen eingegeben. Die Kopien weichen voneinander ab. Das gilt für einen einzelnen Prozess; ab drei verbundenen Prozessen passt die Expertenprüfung.
- Website-Anfragen warten stundenlang, weil niemand ständig das Postfach überwacht.
- Jede Woche werden Berichte von Hand aus mehreren Tabellen zusammengesetzt.
- Ihre Programme sind nicht verbunden. Jemand überträgt die Daten manuell.
- Sie möchten erst die Vorher- und Nachherwerte sehen und danach über weitere Arbeit entscheiden.
Was enthält jede Automatisierung?
Einen vorab schriftlich festgelegten Prozess: Eingang, Stationen, Ende und heutiger Zeitaufwand pro Woche.
- Eine Ausgangsmessung: das heutige Stundenprotokoll als Vergleichswert.
- Umsetzung im vorhandenen Werkzeug, sonst in n8n. Bei Cloud-Werkzeugen wie Zapier und Make laufen Daten über die Server des Anbieters. n8n kann auch auf Ihrem Server laufen. Die Automatisierung selbst wird dann bei Ihnen ausgeführt.
- Tests mit echten Fällen, Dokumentation auf Englisch oder Bulgarisch und eine Bildschirmaufnahme zur Wartung.
- Eine Fehlermeldung an eine benannte Person und ein Handbuch mit den nötigen Schritten.
- Einen Monat Überwachung nach dem Start mit den danach erfassten Werten.
- Zugriff auf alle Konten in Ihrem Namen. Wechseln Sie den Auftragnehmer, bleibt nichts bei uns verschlossen.
Wie läuft die Arbeit ab?
- 01Den Zeitaufwand messen.Eine Woche: Wir beobachten den tatsächlichen Prozess und erfassen jeden Schritt samt Dauer. Jeder Befund verweist auf eine prüfbare Zeile. Ergebnis: das Stundenprotokoll.
- 02Entscheiden, was sich lohnt.Wir halten fest, was gebaut, umgeordnet oder gestrichen werden sollte. Manchmal muss nichts gebaut werden. Das sagen wir. Ergebnis: die schriftliche Empfehlung mit Abnahmetest.
- 03Bauen und nachweisen.Je nach Prozess zwei bis vier Wochen. Die Automatisierung läuft parallel zum bisherigen Ablauf. Wir vergleichen die Werte. Sie unterschreiben den Test vor Zahlung der letzten Rate.
- 04Übergeben und betreiben.Betriebshandbuch, Bildschirmaufnahme, eine Stunde Schulung und ein Monat Überwachung. Danach führt die übernehmende Person den Prozess allein mit dem Handbuch aus.
Was erhalten Sie?
Stundenprotokoll, schriftliche Empfehlung, unterschriebenen Abnahmetest und Betriebshandbuch.
Das Protokoll ist der Ausgangswert. Die Empfehlung nennt Umsetzung oder Verzicht, den Wert der gesparten Zeit und den Umsetzungspreis. Sie berechnen den ROI vorab anhand eigener Zahlen. Der Test führt echte Fälle vor Ihnen aus und erfasst die Werte nach dem Start. Das Handbuch mit Bildern und Bildschirmaufnahme richtet sich an die zuständige Person.
Wie lange dauert es?
Ein Prozess: eine Woche Messung, zwei bis vier Wochen Umsetzung und Nachweis, danach ein Monat Überwachung. Nach drei bis fünf Wochen läuft die Automatisierung. Die Überwachung folgt nach dem Start, während sie bereits arbeitet.
Was kommt danach?
Spart die Automatisierung die im Test ausgewiesene Zeit, nehmen wir den nächsten Prozess von der Liste. Andernfalls hören wir auf und Sie zahlen die letzte Rate nicht.
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Fragen
Wie lange dauert es?
Etwa eine Woche Messung, zwei bis vier Wochen Umsetzung und Nachweis, ein Monat Überwachung. Nach drei bis fünf Wochen läuft die Automatisierung. Die Überwachung beginnt nach dem Start. Der Zeitplan steht vor der Umsetzung in der Empfehlung.
Was passiert, wenn sich Automatisierung nicht lohnt?
Wir halten es in der Empfehlung fest und hören auf. Sie zahlen nur die Messung und behalten Stundenprotokoll und Empfehlung.
Was passiert bei einem Ausfall?
Ein Alarm erreicht eine benannte Person bei Ihnen und bei uns. Das Handbuch nennt die Schritte. Im Überwachungsmonat beheben wir den Fehler. Danach können Sie die Überwachung als gesonderte Leistung fortsetzen.
Ersetzt die Automatisierung Menschen?
Sie beseitigt manuelle Arbeit zwischen Werkzeugen, nicht die entscheidende Person. Jede Automatisierung hat einen benannten Verantwortlichen, der das Ergebnis überwacht.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Regelmäßige Prozesse, die manuell zwischen mindestens zwei Werkzeugen laufen. Beispiele sind Anfragen und CRM, Rechnungen und Dokumente, Bestellungen, Berichte und Freigaben. Die Messwoche zeigt, ob sich Ihr Prozess eignet.
Welche Automatisierung empfehlen Sie zuerst?
Unsere erste Empfehlung ist die Antwort auf eine Website-Anfrage. Erfassen Sie Eingang, Empfänger, ersten Kontaktversuch und Ergebnis. Eine Eingangsbestätigung allein ist kein sinnvolles Gespräch oder Verkauf. Messung und Abnahmetest zeigen, was die Automatisierung leistet.
Lässt sich unsere vorhandene Software anbinden?
Wir prüfen nutzbare API oder Dateiexport, erforderliche Operationen und Berechtigungen. Das kann CRM, Onlineshop, Excel und Google Sheets verbinden. Die Empfehlung klärt, ob und wie Buchhaltungssoftware oder ERP angebunden werden können. Geht es nicht, sagen wir es vor der Umsetzung.
Wie wird der Stundensatz berechnet?
Sie liefern den Satz: Bruttolohn plus Arbeitgeberbeiträge, geteilt durch Arbeitsstunden. Ohne Satz berichten wir nur Stunden. Wir vergleichen die Angaben der ausführenden Person mit Werkzeugspuren wie E-Mail- und Eintragszeitstempeln. Bei Abweichungen gilt der niedrigere Wert.
Was kostet es und wie zahlen wir?
Die Messung hat einen vorab vereinbarten Preis. Der gemessene Prozess bestimmt den Umsetzungspreis in der schriftlichen Empfehlung. Drei Zahlungen: die Messung vorab, dann 50 % des Umsetzungspreises bei Vertragsunterzeichnung und 50 % nach unterschriebenem Abnahmetest. Werkzeug- und KI-Modellabonnements sind gesonderte monatliche Kosten in Ihrem Namen, direkt an den Anbieter gezahlt. Selbstgehostetes n8n hat eine kostenlose Community-Edition und kostenpflichtige Editionen. Hosting, Wartung und verbundene Dienste sind gesondert zu kalkulieren.
In wessen Konten läuft die Automatisierung?
In Ihren. Alle Konten laufen auf Ihren Namen und Sie behalten den Zugriff. Wechseln Sie den Auftragnehmer, reichen Handbuch und Bildschirmaufnahme für die Übernahme durch jemand anderen.
Wohin gehen Ihre Daten?
Durch die im Umfang benannten Werkzeuge. Zapier oder Make verarbeitet Ablaufdaten auf der Infrastruktur des Anbieters. Bei selbstgehostetem n8n läuft die Automatisierung bei Ihnen; verbundene Dienste können dennoch Daten erhalten. Ein externes KI-Modell sendet Daten an seinen Anbieter. Wir dokumentieren den Weg vor der Umsetzung. Selbsthosting allein belegt keine DSGVO-Konformität.
In welcher Sprache ist die Dokumentation?
Auf Englisch oder Bulgarisch, je nach Team, mit Bildern und Bildschirmaufnahme, für die Person, die den Prozess betreibt.
Nächster Schritt
Beginnen Sie mit einem Prozess statt mit einer Plattform.
Beschreiben Sie kurz den Prozess mit dem höchsten Stundenaufwand. Wir antworten bis zum Ende des nächsten Arbeitstags nach Sofia-Zeit (UTC+2, im Sommer UTC+3) mit den Angaben, die wir für die Messung brauchen.
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