Zweite Stufe
Expertenprüfung
Eine Geschäftsprozessanalyse anhand des Ist-Zustands: So läuft Ihre Arbeit heute. Meist werden drei bis sechs verbundene Prozesse gemeinsam mit den Beteiligten erfasst. Jeder Schritt nennt eine Person, ein Werkzeug und eine Dauer. Der Befundbericht beziffert jeden Befund in Stunden pro Woche und nennt die Quelle. Nur Lesezugriff, keine Änderungen. Drei bis vier Wochen.
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Was ist eine Expertenprüfung?
Die Expertenprüfung erfasst Ihren Arbeitsablauf: Wo kommt Arbeit an, über welche Personen und Werkzeuge läuft sie, wo wartet sie und wo werden Daten erneut eingegeben? Die Prozessoptimierung folgt als gesonderte Aufgabe. Die Prüfung der digitalen Zugänglichkeit beginnt mit einem Gespräch. Hier sprechen wir mit allen Beteiligten und erfassen den tatsächlichen Ablauf. Sie erhalten eine Prozessübersicht und einen nach Auswirkung geordneten Befundbericht. Jeder Befund enthält den Wert der Zeit, die er heute kostet.
Für wen ist das gedacht?
- Arbeit läuft über mehr als zwei Personen oder mehrere Abteilungen. Niemand überblickt den gesamten Weg.
- Sie haben mindestens drei unverbundene Werkzeuge. Jede Woche überträgt jemand die Daten von Hand. Geht es nur um einen Prozess, passen die Automatisierungen besser; diese Prüfung ist für drei oder mehr verbundene Prozesse.
- Eine Prüfung der digitalen Zugänglichkeit hat mehr aufgedeckt, als ein Gespräch erfassen kann.
- Neue Software, eine neue Website oder eine Neueinstellung steht an. Zunächst möchten Sie wissen, wie die Arbeit heute tatsächlich läuft.
Was prüfen wir?
Der Umfang wird in der ersten Woche schriftlich festgehalten und ändert sich danach nicht: Prozesse, Personen und Werkzeuge. Meist sind es drei bis sechs miteinander verbundene Prozesse.
- Jeden Prozess vollständig: Wo beginnt er, wer übernimmt, wo wartet er und wo endet er?
- Jede Verbindung: Welche Zahl, Datei oder E-Mail wird zwischen Prozessen weitergegeben und wie?
- Die Menschen: Stunden pro Woche für jeden Schritt, nach ihren Angaben und den Spuren in den Werkzeugen.
- Die Werkzeuge: Website, E-Mail, Tabellen, Dokumente, Bestell- und Berichtssysteme. Nur mit Lesezugriff.
Wie läuft die Arbeit ab?
- 01Umfang.Erste Woche: Gespräch mit der Geschäftsleitung, Liste der Prozesse und Beteiligten, Lesezugriff. Wir halten den Umfang schriftlich fest. Beide Seiten unterschreiben.
- 02Prozesse erfassen.Zweite und dritte Woche: ein Gespräch mit jedem Beteiligten und Prüfung der Spuren in den Werkzeugen. Jeder Schritt nennt eine Person, ein Werkzeug und eine Dauer.
- 03Messen.Jeder Befund verweist auf eine prüfbare Zeile: Prozess, Schritt, Stunden pro Woche und Quelle des Werts.
- 04Bericht.Vierte Woche: Sie erhalten Prozessübersicht und Befundbericht. Wir gehen beides in einem gemeinsamen Gespräch mit den Beteiligten durch und klären jeden Punkt.
Was erhalten Sie?
Eine Prozessübersicht und einen Befundbericht.
Die Übersicht zeigt den gesamten Ablauf auf einer Seite: Prozesse, Verbindungen, Personen, Werkzeuge und die Dauer jedes Schritts. Der Bericht ordnet Befunde nach Auswirkung. Was am meisten kostet, steht zuerst, auch wenn es schwer zu lösen ist. Jeder Befund nennt das Problem, seine Stelle, die heutigen Kosten und die mögliche Abhilfe. Gibt es drei Wege, zeigen wir alle drei: Reihenfolge ändern, automatisieren oder den Schritt streichen. Manchmal muss nichts gebaut werden. Das sagen wir dann.
Der Befundbericht bleibt zwölf Monate aktuell. Danach haben sich Ihre Prozesse so weit verändert, dass ein neuer Blick sinnvoll ist.
Wie lange dauert es?
Drei bis vier Wochen vom unterschriebenen Umfang bis zum Bericht, abhängig von der Zahl der Prozesse und Beteiligten.
Was kommt danach?
Die Liste gehört Ihnen, ohne weitere Verpflichtung uns gegenüber. Wenn Sie fortfahren, ist jeder Befund bereits eine gesonderte Aufgabe mit klarem Ergebnis: einen Prozess automatisieren, die Website korrigieren oder den Informationsweg ändern. Wir bearbeiten jeweils eine Aufgabe, weisen das Ergebnis nach, übergeben sie und kehren zur Liste zurück.
Artikel
- Der tatsächliche Prozess oder der auf dem Papier?Das Diagramm zeigt den vorgesehenen Ablauf. Der tatsächliche Prozess ist das, was Menschen wirklich tun, einschließlich der Umwege. Die Abweichung ist der Befund.
- Wie erfasst man einen Prozess über mehrere Abteilungen hinweg?Eine Swimlane-Darstellung trennt Rollen oder Abteilungen in Bahnen und zeigt Schritte und Übergaben in ihrer tatsächlichen Reihenfolge.
- Können Sie Ihre Prozesse mit einer Vorlage für BPMN, Visio oder Miro selbst erfassen?BPMN liefert eine Notation; Visio und Miro sind Diagrammwerkzeuge. Gespräche, Ausnahmen und ein Plan zur Pflege der Übersicht bleiben nötig.
- Wie viele Stunden pro Woche gehen durch ineffiziente Prozesse verloren?Webexpenses nennt 26 % der Arbeitszeit in einer Büroangestelltenbefragung von 2019. Das sind Selbstauskünfte, keine Messung Ihres Unternehmens und kein Versprechen nutzbarer Einsparungen. Messen Sie Ihre eigenen Stunden.
- Was unterscheidet Prozessmapping und Automatisierung?Die Übersicht hält fest, was geschieht und wer es tut. Automatisierung führt festgelegte Schritte aus. Ohne dokumentierten Prozess lässt sich schwerer prüfen, welche Schritte und Ausnahmen sie übernimmt.
- Wie läuft eine Geschäftsprozessprüfung Schritt für Schritt ab?Beginnen Sie mit dem heutigen Prozess und den Beteiligten. Danach prüfen Sie den gewünschten Ablauf, passende Werkzeuge und die künftige Pflege der Übersicht.
- Was ist Wertstromanalyse?Eine Darstellung aller Schritte im Material- und Informationsfluss von der Bestellung bis zur Lieferung. Toyota hat dieses Werkzeug entwickelt. Es unterscheidet sich von einer gewöhnlichen Prozessdarstellung.
- Was ist Prozessmapping und wozu brauchen Sie es?Eine Darstellung der Arbeitsschritte, ihrer Verantwortlichen und der Problemstellen. Sie macht sichtbar, was sonst nur aus zweiter Hand geschildert wird.
- Wann brauchen Sie Prozessberatung statt eigener Arbeit?Eine Fusion, sinkende Kundenzufriedenheit, geplante Automatisierung oder Streit um Zuständigkeiten können eine externe Prüfung begründen. Ausgangspunkt sind das Problem und die benötigten Belege.
Fragen
Was unterscheidet sie von der Prüfung der digitalen Zugänglichkeit?
Der Umfang. Die Prüfung der digitalen Zugänglichkeit beginnt mit einem Gespräch und betrachtet Vorhandenes. Bei der Expertenprüfung sprechen wir mit jedem Beteiligten und erfassen meist drei bis sechs verbundene Prozesse samt ihren Verbindungen vollständig.
Stören Sie die laufende Arbeit während der Prüfung?
Nein. Wir benötigen etwa eine Stunde Gespräch pro Beteiligtem und Lesezugriff. Während der Prüfung wird nichts geändert.
Was bedeutet „unterschriebener Umfang“?
Eine Liste der einbezogenen Prozesse, Personen und Werkzeuge. Sie wird in der ersten Woche erstellt und von beiden Seiten unterschrieben. So beruhen Frist und Befundbericht auf einer klaren Vereinbarung.
Wie viele Prozesse sind enthalten?
Meist drei bis sechs miteinander verbundene Prozesse. Sind es mehr, teilen wir sie auf zwei Prüfungen auf und benennen die erste.
Werden Sie uns etwas zum Kauf empfehlen?
Manchmal. Häufiger empfehlen wir eine andere Reihenfolge oder den Wegfall eines Schritts. Jede Empfehlung nennt den Wert der eingesparten Zeit, damit Sie ihn mit den Kosten vergleichen können.
Brauchen wir vor einem neuen System oder einer Automatisierung eine Prüfung?
Sie ist keine Voraussetzung. Sie hilft besonders, wenn das neue System einen Prozess über mehrere Personen oder Abteilungen übernimmt. Die Übersicht zeigt die zu übernehmenden Schritte und Übergaben, vorher verzichtbare Schritte und die heutigen Verantwortlichen. Ohne Übersicht kann das neue ERP-, CRM- oder Bestellsystem auch die alten Umwege erben.
Wie wird der Stundensatz berechnet?
Sie liefern den Satz: Bruttolohn plus Arbeitgeberbeiträge, geteilt durch die Arbeitsstunden. Ohne Satz berichten wir nur Stunden, ohne Geldbetrag. Wir gleichen zwei Quellen ab: die Angaben der ausführenden Person und Spuren in den Werkzeugen, etwa Zeitstempel von E-Mails und Einträgen. Bei Abweichungen verwenden wir den niedrigeren Wert.
Wie erkennen wir, dass eine Änderung funktioniert hat?
An derselben Kennzahl wie vorher. Jeder Befund nennt die während der Prüfung erfassten Wochenstunden eines bestimmten Schritts. Das ist der Ausgangswert. Nach der Änderung wird derselbe Schritt gleich gemessen; beide Werte werden verglichen. Eine spätere Wiederholung zeigt, ob das Ergebnis anhält. Arbeiten Sie mit uns weiter, prüfen wir die Automatisierung anhand dieses Werts. Arbeiten Sie selbst weiter, liefert die Berichtszeile Ausgangswert und Kennzahl zur Kontrolle.
Wie viel Zeit brauchen Sie von unseren Beschäftigten?
Etwa eine Stunde pro Beteiligtem am Prozessmapping, ein Gespräch mit der Geschäftsleitung in der ersten Woche und ein gemeinsames Abschlussgespräch zu Übersicht und Befunden. Der unterschriebene Umfang nennt die Zahl der Beteiligten. Damit ist Ihr Zeitaufwand vor Beginn der Erfassung bekannt.
Was kostet es?
Der Preis richtet sich nach dem unterschriebenen Umfang: Zahl der Prozesse, Personen und Werkzeuge. Er steht vor der ersten Woche im Angebot und ändert sich nur, wenn sich der Umfang ändert.
Was passiert, wenn wir dem Bericht widersprechen?
Jeder Befund beruht auf etwas, das Sie selbst prüfen können: Gespräch, Dokument oder Bildschirmansicht. Nennen Sie den Punkt, der Ihren Beobachtungen widerspricht. Wir prüfen ihn erneut. Es geht um überprüfbare Tatsachen.
Nächster Schritt
Der gesamte Prozess, von Anfang bis Ende.
Beschreiben Sie kurz den Prozess, der Sie am meisten kostet. Wir antworten bis zum Ende des nächsten Arbeitstags nach Sofia-Zeit (UTC+2, im Sommer UTC+3) mit den Angaben, die wir zur Festlegung des Umfangs brauchen.
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