Deuxième niveau
Examen expert
Une analyse de vos processus à partir d’une carte de leur fonctionnement actuel. Généralement trois à six processus liés, décrits avec les personnes qui les font vivre. Chaque étape indique une personne, un outil et une durée. Le rapport chiffre chaque constat en heures par semaine et précise l’origine du chiffre. Accès en lecture seule, aucune modification. Trois à quatre semaines.
Parlons de l’Examen expertou écrivez à contact@ergostrat.com
Qu’est-ce qu’un Examen expert ?
L’Examen expert cartographie votre travail : son arrivée, les personnes et outils par lesquels il passe, les attentes et les ressaisies. L’optimisation vient ensuite, dans une mission distincte. L’Examen de l’accessibilité numérique part d’un entretien ; ici, nous rencontrons chaque personne qui intervient dans le processus et décrivons le déroulement réel. Vous recevez une carte des processus et un rapport de constats, classés par impact, avec la valeur du temps que chaque point coûte aujourd’hui.
À qui s’adresse-t-il ?
- Le travail passe par plus de deux personnes ou plusieurs services et personne n’en voit le parcours complet.
- Vous utilisez au moins trois outils non reliés. Quelqu’un transfère leurs données manuellement chaque semaine. S’il ne s’agit que d’un processus, les Automatisations conviennent mieux ; cet examen vise trois processus liés ou plus.
- Un Examen de l’accessibilité numérique a révélé davantage de points qu’un seul entretien ne peut couvrir.
- Un changement approche — logiciel, site ou recrutement — et vous voulez d’abord connaître le fonctionnement actuel.
Que regardons-nous ?
Le périmètre est consigné dès la première semaine et reste ensuite inchangé : processus, personnes, outils. Il couvre généralement trois à six processus liés.
- Chaque processus de bout en bout : départ, prise en charge, attentes et arrivée.
- Chaque liaison : quel chiffre, fichier ou courriel passe d’un processus à l’autre, et comment.
- Les personnes : les heures hebdomadaires consacrées à chaque étape, d’après leurs explications et les traces dans les outils.
- Les outils : site, messagerie, tableaux, documents, systèmes de commandes et de reporting. En lecture seule.
Comment procédons-nous ?
- 01Périmètre.Première semaine : entretien avec la direction, liste des processus et participants, accès en lecture seule. Nous écrivons le périmètre ; les deux parties le signent.
- 02Cartographie.Deuxième et troisième semaines : entretien avec chaque personne intervenant dans le flux et lecture des traces dans les outils. Chaque étape indique une personne, un outil et une durée.
- 03Mesure.Chaque constat renvoie à une ligne vérifiable : processus, étape, heures par semaine et origine du chiffre.
- 04Rapport.Quatrième semaine : vous recevez la carte et le rapport. Nous les parcourons avec les participants lors d’un appel pour clarifier chaque point.
Que recevez-vous ?
Une carte des processus et un rapport de constats.
La carte rassemble le flux sur une page : processus, liaisons, personnes, outils et durée de chaque étape. Le rapport classe les constats par impact, en commençant par ce qui coûte le plus, même si c’est difficile à résoudre. Pour chacun : nature, emplacement, coût actuel et moyen de le supprimer. Si trois voies existent, nous présentons les trois : modifier l’ordre, automatiser ou supprimer l’étape. Parfois, il ne faut rien construire. Nous le disons.
Le rapport reste à jour pendant douze mois. Ensuite, vos processus auront assez changé pour justifier un nouvel examen.
Quel est le délai ?
Trois à quatre semaines entre la signature du périmètre et le rapport, selon le nombre de processus et de participants.
Et ensuite ?
La liste vous appartient, sans autre engagement envers nous. Si vous poursuivez, chaque constat constitue déjà une tâche distincte au résultat précis : automatiser un processus, corriger le site ou modifier le parcours de l’information. Nous traitons une tâche, en vérifions le résultat, vous la remettons, puis revenons à la liste.
Articles
- Le processus réel ou celui sur le papier ?Le schéma décrit le déroulement prévu. Le processus réel est ce que font les personnes, contournements compris. L’écart constitue le constat.
- Comment cartographier un processus qui traverse plusieurs services ?Une carte en couloirs sépare les rôles ou services et représente les étapes et les transmissions entre eux dans leur ordre réel.
- Peut-on cartographier ses processus avec un modèle BPMN, Visio ou Miro ?BPMN fournit une notation ; Visio et Miro servent à dessiner des diagrammes. Il reste à mener les entretiens, relever les exceptions et prévoir la mise à jour de la carte.
- Combien d’heures des processus inefficaces font-ils perdre chaque semaine ?Webexpenses rapporte 26 % du temps de travail dans une enquête de 2019 auprès d’employés de bureau. C’est du temps déclaré, pas une mesure de votre entreprise ni une promesse d’économies récupérables. Mesurez vos propres heures.
- Quelle différence entre cartographie et automatisation des processus ?La carte décrit ce qui se passe et qui intervient. L’automatisation exécute des étapes définies. Sans processus documenté, il est plus difficile de vérifier les étapes et exceptions prises en charge.
- Comment se déroule un examen des processus, étape par étape ?Partez du processus actuel et des personnes qui réalisent le travail. Examinez ensuite le processus souhaité, les outils adaptés et la manière de tenir la carte à jour.
- Qu’est-ce que la cartographie de la chaîne de valeur ?Un diagramme des étapes du flux de matières et d’informations, de la commande à la livraison. Cet outil développé par Toyota se distingue d’une carte ordinaire de processus.
- Qu’est-ce que la cartographie des processus et pourquoi en faire une ?Une représentation des étapes du travail, de leurs responsables et des difficultés rencontrées. Elle rend visible ce qui resterait autrement un récit de seconde main.
- Quand faire appel à un consultant plutôt que procéder soi-même ?Fusion, satisfaction client en baisse, préparation d’une automatisation ou désaccord sur les responsabilités peuvent justifier un examen externe. Partez du problème et des éléments à établir.
Questions
Quelle différence avec l’Examen de l’accessibilité numérique ?
Le périmètre. L’Examen de l’accessibilité numérique part d’un entretien et regarde ce qui fonctionne déjà. L’Examen expert réunit chaque intervenant pour cartographier de bout en bout, généralement, trois à six processus liés et leurs connexions.
Allez-vous perturber le travail pendant l’examen ?
Non. Nous demandons environ une heure d’entretien par participant et un accès en lecture seule. Rien n’est modifié pendant l’examen.
Que signifie « périmètre signé » ?
La liste des processus, personnes et outils inclus, rédigée pendant la première semaine et signée par les deux parties. Elle donne une base claire au délai et au rapport.
Combien de processus sont inclus ?
Généralement trois à six processus liés. Au-delà, nous les répartissons en deux examens et précisons lequel vient en premier.
Allez-vous nous recommander un achat ?
Parfois. Plus souvent, nous recommandons de modifier l’ordre ou de supprimer une étape. Chaque recommandation chiffre la valeur du temps économisé pour la comparer à son coût.
Faut-il un examen avant un nouveau système ou une automatisation ?
Ce n’est pas obligatoire. L’examen aide surtout quand le nouveau système reprend un processus impliquant plusieurs personnes ou services. La carte précise les étapes et transmissions reprises, celles qu’on peut supprimer avant transfert et leurs responsables actuels. Sinon, le nouvel ERP, CRM ou système de commandes risque d’hériter aussi des anciens contournements.
Comment calculez-vous le coût horaire ?
Vous fournissez le taux : salaire brut et cotisations patronales, divisés par les heures travaillées. Sans taux, nous rapportons seulement les heures, sans montant. Nous croisons deux sources : les explications de la personne et les traces dans les outils, comme l’horodatage des courriels et des enregistrements. En cas d’écart, nous retenons le chiffre inférieur.
Comment savoir si un changement a fonctionné ?
Avec le même indicateur qu’avant. Chaque constat comporte les heures hebdomadaires d’une étape, comptées pendant l’examen : c’est la référence. Après le changement, nous mesurons la même étape de la même manière et comparons les chiffres. Répéter la mesure plus tard montre si le résultat tient. Si vous poursuivez avec nous, l’automatisation est vérifiée sur cette base. Si vous poursuivez seuls, la ligne du rapport fournit la référence et l’indicateur à suivre.
Combien de temps nos collaborateurs doivent-ils prévoir ?
Environ une heure par participant à la cartographie, un entretien avec la direction en première semaine et un appel commun final pour examiner carte et constats. Le périmètre signé indique le nombre de participants : le temps demandé à votre équipe est connu avant de commencer la cartographie.
Quel est le prix ?
Il dépend du périmètre signé : nombre de processus, de personnes et d’outils. Le prix figure dans la proposition avant la première semaine et ne change que si le périmètre change.
Et si nous contestons le rapport ?
Chaque constat repose sur un élément que vous pouvez vérifier : entretien, document, écran. Indiquez ce qui ne correspond pas à vos observations ; nous le vérifions à nouveau. La discussion porte sur les faits.
Étape suivante
Tout le processus, de bout en bout.
Décrivez-nous en une ligne le processus qui vous coûte le plus. Nous répondons avant la fin du jour ouvré suivant, à l’heure de Sofia (UTC+2, UTC+3 en été), avec les éléments nécessaires pour définir le périmètre.
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