Wie läuft eine Geschäftsprozessprüfung Schritt für Schritt ab?

Was umfasst die Variante mit vier Schritten?

Lanrex beschreibt eine Prüfung in vier Teilen, hier kurz sinngemäß wiedergegeben:

• Bisherige Prozesse mit Rollen, Handlungen, Übergaben und Ausnahmen erfassen.
• Sie mit Beteiligten und Betroffenen analysieren, gegebenenfalls auch mit Kunden.
• Einen gewünschten künftigen Zustand mit realistischen, messbaren Zielen vorbereiten.
• Bestimmen, wie Technologie den Plan unterstützen könnte.

Dieser Ansatz stellt den geschäftlichen Bedarf vor die Werkzeugwahl. Er umfasst die Planung eines künftigen Zustands, nicht nur die Darstellung des bisherigen Flusses. Das ist die Beschreibung eines bestimmten Anbieters, weder der einzige Standard für jedes Unternehmen noch eine Garantie erfolgreicher Umsetzung.

Was ergänzt die Variante mit zehn Schritten?

ISM stellt einen genaueren Ablauf zur Prüfung und Verbesserung von Prozessen im Rahmen einer Kundenstrategie vor:

• Beteiligte treffen, um Richtung und vorläufigen Zeitplan zu bestimmen.
• Relevante Branchenpraktiken recherchieren.
• Prozesskundige zum bisherigen Zustand befragen.
• Bisherige Abläufe dokumentieren und mit geeigneten verfügbaren Maßstäben vergleichen.
• Rückmeldungen zur Beschreibung sammeln.
• Rückmeldungen in einem Workshop klären.
• Einen Workshop für Verbesserungsvorschläge durchführen.
• Künftige Abläufe auf Übersichts- und Detailebene vorbereiten.
• Vorgeschlagene künftige Abläufe prüfen und verfeinern.
• Abschließend freigeben, Empfehlungen priorisieren und einen Aktionsplan vorbereiten.

Das verteilt Austausch und Prüfung auf mehr Tätigkeiten. Es belegt nicht, dass jedes kleine Unternehmen dieselbe Zahl von Treffen braucht. Auch der Vergleich mit einer „bewährten Praxis“ verlangt passende Daten und Kontext. Die Bezeichnung allein macht noch keinen geeigneten Maßstab.

Welche Variante betont schriftliche Anweisungen?

Visual South nennt in einem Leitfaden zur ERP-Nutzung fünf Teile:

• Überblick über den Fluss zwischen Abteilungen.
• Prozessdetails innerhalb jeder Abteilung.
• Schriftliche Verfahrensbeschreibung mit Handlungen und Entscheidungen.
• Genaue Anweisungen zur konkreten Ausführung.
• Plan zur kontinuierlichen Verbesserung.

Der Autor betont Anweisungen zum Schutz vor Wissensverlust bei Personalwechseln. Das ist ein hilfreicher Schwerpunkt, kein Beleg dafür, dass ein Dokument Schulung oder menschliches Urteil ersetzt. Anweisungen brauchen Verantwortliche, aktuelle Beispiele und ein Änderungsverfahren, um nützlich zu bleiben.

Wie läuft die Expertenprüfung ab?

Die Expertenprüfung hat einen eigenen vereinbarten Umfang. Sie betrachtet gewöhnlich drei bis sechs verbundene Prozesse mit reinem Lesezugriff. In der ersten Woche werden Prozesse, Menschen und Werkzeuge bestimmt. Beide Seiten bestätigen den Umfang mit ihrer Unterschrift. Der Zeitraum bis zum Bericht beträgt drei bis vier Wochen ab Unterzeichnung des vereinbarten Umfangs.

In der zweiten und dritten Woche erfolgt das Prozessmapping mit den Ausführenden. Jeder Befund verweist auf eine prüfbare Zeile: Prozess, Schritt, Stunden pro Woche und Quelle. Nach dem beschriebenen Zeitplan werden Prozesskarte und Bericht in der vierten Woche übergeben und gemeinsam besprochen.

Damit sind nicht automatisch sämtliche Tätigkeiten der drei externen Methoden enthalten. Aufbau, Einführung eines neuen Prozesses, neue detaillierte Arbeitsanweisungen und laufende Betreuung werden durch diese Liste nicht zugesagt. Eine weitere Änderung ist eine gesonderte Entscheidung. Der Bericht liefert Befunde und Handlungsmöglichkeiten im vereinbarten Umfang.

Fragen

Quellen

• Lanrex — Ansatz mit vier Schritten.
• ISM — Prozessprüfungsansatz mit zehn Schritten.
• Visual South — fünf Teile von Prüfung und Dokumentation.

Weiterführende Artikel

• Was ist Wertstromanalyse?
• Was ist Prozessmapping und wozu brauchen Sie es?
• Wann brauchen Sie eine Prozessberatung statt einer eigenen Karte?