Der tatsächliche Prozess oder der auf dem Papier?
Im Diagramm geht eine Anfrage direkt an die für das Angebot zuständige Person. Im Gespräch mit dem Team stellt sich heraus, dass vorher jemand die Angaben in einer separaten Tabelle prüft. Dieses Beispiel veranschaulicht eine Abweichung, der Sie nachgehen sollten. Das Dokument kann zutreffen, veraltet oder unvollständig sein. Klären Sie den heutigen Ablauf, bevor Sie über Änderungen entscheiden.
Zwei unterschiedliche Unterscheidungen
Dokumentiert und beobachtet beschreiben, woher die Informationen über den Prozess stammen. Aktuell und künftig beschreiben, welcher Zustand dargestellt wird. Eine Karte auf Papier kann die heutige Arbeit genau abbilden. Eine andere kann ausdrücklich eine künftige Änderung vorschlagen. Ein dokumentierter Prozess stellt deshalb nicht automatisch eine gewünschte Zukunft dar.
As-is bezeichnet den tatsächlichen Istzustand, to-be den angestrebten Sollzustand. Halten Sie auf der Istkarte die üblichen Schritte, wichtige Ausnahmen und Umgehungslösungen fest. Trennen Sie Änderungsvorschläge davon, damit Leser sie nicht mit einem bereits eingeführten Ablauf verwechseln.
Wenn eine Schilderung vom Dokument abweicht, wissen Sie noch nicht, welche Quelle zutrifft. Die Person beschreibt möglicherweise eine Ausnahme, eine frühere Praxis oder nur ihren eigenen Teil. Notieren Sie den Unterschied und prüfen Sie konkrete Fälle, statt daraus sofort eine neue Regel zu machen.
Warum bei der heutigen Arbeit beginnen?
Klären Sie vor dem Entfernen einer Prüfung, warum sie eingeführt wurde. Sie kann einen anderen Schritt wiederholen oder ein Risiko abdecken, das im Diagramm fehlt. Wer den künftigen Prozess nur anhand eines alten Dokuments plant, riskiert, den falschen Teil zu ändern oder die Ursache von Wartezeit und Nacharbeit zu übersehen.
Dafür müssen Sie nicht alle vorhandenen Anleitungen verwerfen. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt: Welche Beteiligten, Werkzeuge, Entscheidungen und Übergaben beschreiben sie, und welche Fälle fehlen? Vergleichen Sie das anschließend mit der tatsächlichen Ausführung. Eine Karte führt Beobachtungen zusammen, ersetzt aber nicht deren Prüfung.
Wie sieht eine Abweichung praktisch aus?
Im veranschaulichenden Anfragebeispiel könnte die Tabellenprüfung eingeführt worden sein, weil erforderliche Angaben fehlten. Eine Person prüft, eine andere stellt eine Rückfrage und eine dritte wartet auf die Bestätigung für das Angebot. Ein einzelner Pfeil von Anfrage zu Angebot zeigt nicht, wer die Aufgabe während dieser Wartezeit hält.
Die Abweichung kann die Reihenfolge, die tatsächliche Zuständigkeit, das Werkzeug oder die Bedingung für den nächsten Schritt betreffen. Halten Sie fest, was weitergegeben wird und woher der Empfänger weiß, dass er handeln soll. Nicht jede Abweichung ist Verschwendung: Manche Ausnahmen sind nötig und sollten dokumentiert werden.
Wie gleichen Sie die Schilderung mit der Arbeit ab?
Sprechen Sie mit den Personen, die die einzelnen Teile ausführen, auch bei Abwesenheit der üblichen zuständigen Person. Lassen Sie sich einen aktuellen Fall vom Anfang bis zum Ende zeigen. Vergleichen Sie die Schilderung mit verfügbaren Spuren: Sende- und Empfangszeiten, Bearbeitungsverläufen, Statusänderungen oder Dateiübergaben.
Prüfen Sie, was eine Spur tatsächlich aussagt. Der Zeitpunkt der letzten Dateiänderung beweist nicht, wann die Arbeit daran begann. Ein fehlendes Systemereignis beweist nicht, dass eine Handlung außerhalb dieses Systems nie stattfand. Stimmen Schilderung und Aufzeichnung überein, stärkt das die konkrete Beobachtung, bestätigt aber nicht automatisch den gesamten Prozess.
Geben Sie bei Abweichungen an, welche Fälle Sie geprüft haben und was noch unbekannt ist. Auf der Karte kann ein Hinweis auf eine ungeprüfte Ausnahme stehen statt eines scheinbar sicheren Pfeils. So erkennt die entscheidende Person die Grenzen der Nachweise.
Wann muss das Dokument geprüft werden?
Ein neues Werkzeug, ein Zuständigkeitswechsel oder eine wiederkehrende Ausnahme sind Gründe, den betroffenen Teil zu prüfen. Das gilt auch nach einem Vorfall oder der Änderung einer geltenden Anforderung. Fehlt ein Vermerk über die letzte Prüfung, mangelt es an Nachvollziehbarkeit. Daraus lässt sich nicht das genaue Datum ableiten, an dem die Karte veraltet ist.
Benennen Sie die für das Dokument zuständige Person, den dargestellten Zustand und die zur Prüfung verwendeten Fälle. Prüfen Sie nach einer Änderung auch, ob die Beteiligten nach der neuen Fassung arbeiten. Ein aktuelles Datum allein belegt nicht, dass die Änderung eingeführt wurde.
Fragen
Sollten wir das alte Diagramm aktualisieren oder neu beginnen?
Das hängt von Genauigkeit und Umfang ab. Stimmt der Hauptablauf noch, können Sie die betroffenen Teile prüfen und korrigieren. Fehlen Beteiligte und wichtige Ausnahmen, verfolgen Sie den Ablauf von Anfang an und vergleichen ihn mit dem alten Dokument. Sie müssen nicht immer alles neu zeichnen.
Welche Quelle ist besser: die Person oder das System?
Nutzen Sie beide. Die Person erklärt Zusammenhänge und Ausnahmen; das System kann bestimmte Ereignisse aufzeichnen. Prüfen Sie die Abdeckung beider Quellen. Eine Abweichung muss untersucht werden und rechtfertigt nicht automatisch die Entscheidung für eine Seite.
Wie oft sollten Sie die Karte prüfen?
WorkFlawless empfiehlt 6–12 Monate für Kernverfahren, vierteljährliche Prüfungen für risikoreiche oder schnell wechselnde Arbeit und 1–2 Jahre für stabile Verwaltungsabläufe. Das sind Anbieterempfehlungen, kein allgemeiner Zeitplan zur Einhaltung von Vorschriften.
Wählen Sie die Häufigkeit nach Ihren Risiken und Änderungen. Ein Vorfall, ein neues Werkzeug oder eine geänderte Anforderung können eine Prüfung vor dem geplanten Termin nötig machen.
Quellen
Weiterführende Artikel
Nächster Schritt
Prüfen Sie den tatsächlichen Prozess vor der Änderung.
Die Expertenprüfung arbeitet mit den Beteiligten des vereinbarten Umfangs und erfasst den tatsächlichen Prozess statt der Zeichnung aus der letzten Präsentation. Das Ergebnis sind eine Karte und ein Bericht, die Sie Zeile für Zeile prüfen können.
oder schreiben Sie an contact@ergostrat.com