Каква е разликата между карта на процес и автоматизация?

Как се различават карта, процедура и автоматизиран процес?

Flowingly разглежда три свързани вида описание и изпълнение. Разликата е полезна и без да приемате, че за всяка малка задача са задължителни три отделни документа:

• Картата показва стъпките, решенията и предаването на работа между участници.
• Процедурата описва как се изпълнява конкретна стъпка: действия, условия, примери и инструкции.
• Автоматизираният процес изпълнява настроени действия, например попълване на поле, разпределяне на задача или напомняне, и може да включва човешко одобрение.

Трите не се заменят напълно. Диаграмата сама не изпълнява задача, а работещият софтуер не обяснява автоматично защо правилата са такива. Нужното ниво на документация зависи от риска, сложността и хората, които ще поддържат работата.

Защо е важно да изясните работата преди промяна?

Преди да автоматизирате, уточнете начало и край, отговорности, нужни сведения и изключения. После проверете дали предложеното действие решава установения проблем. Картата може да се доуточнява при проверка на системните следи и при тестване; не е нужно първата рисунка да се приема за окончателна истина.

IBM описва анализ на процеси чрез алгоритми върху системни журнали и използва „моделиране“ за получената количествена картина. В същото сравнение картирането тръгва от разговори и работни срещи. Moxo използва „модел“ и за по-подробно описание на правила, данни и изключения. Затова попитайте как е създадена конкретната схема, вместо да съдите само по името ѝ.

Системните следи показват записаните събития, не непременно целия процес извън софтуера. Разговорите също имат ограничения: участник може да пропусне рядък случай или да опише желаното, не действителното. Съпоставете разказа с примери и измервания, когато ги има. Разпределението на роли и числата могат да присъстват в една проверена карта.

Кога автоматизацията може да не е следващата стъпка?

Ако работата чака неясно одобрение, първо проверете кой трябва да решава и при какви условия. Ако информацията липсва, уточнете източника и отговорника за въвеждането ѝ. Понякога промяна в реда или отпадане на излишна стъпка е достатъчна; друг път по-добро събиране на данни или интеграция може да помогне.

Това са варианти за проверка, не правило, че автоматизацията никога не помага при липсваща информация. Сравнете нужната промяна, усилието, ограниченията и очаквания ефект. Часовете, които работата изисква днес, са изходно измерване, не автоматично обещание за бъдещи спестявания.

Какво показва сравнението със скица и подробен план?

Moxo сравнява картата със скица на къща, а модела с по-подробен план на инсталации и материали. Аналогията помага да изберете нужното ниво на подробност. Тя не доказва, че всяка схема трябва да има отделна „скица“ и „план“, или че едното само по себе си гарантира правилно изпълнение.

За работна среща може да стига общият поток. За изграждане са нужни точните правила, данни, права и реакции при грешки за договорения обхват. Проверете дали избраното описание отговаря на този въпрос, независимо дали го наричате карта, модел или процедура.

Въпроси

Източници

• Flowingly — карта, процедура и автоматизиран процес.
• IBM — анализ чрез журнали, моделиране и картиране.
• Moxo — карта и по-подробен модел на процеса.

Още по темата

• Как протича преглед на бизнес процеси стъпка по стъпка?
• Какво е картиране на потока на стойността?
• Какво е картиране на процеси и защо ви е нужно?