Достъпни ли са документите на фирмата (PDF, Word) за служителите ви?

Защо вътрешните документи остават извън Европейския акт за достъпност?

Актът за достъпност е насочен към услуги за потребители, не към вътрешни инструменти между работодател и служител. Определението за обхвата в член 2 говори за продукти и услуги, предоставяни на потребители; вътрешен документ, който колега подготвя за друг колега, не е услуга, предоставяна на потребител, и затова не носи задължение по този конкретен закон. Това не означава, че въпросът е маловажен, само че основанието за него не е глоба, а нещо по-практично: ако документите ви не се четат от собствения ви екип, губите часове във всеки отдел, а при наемане на служител с увредено зрение или когато зрението на колегите отслабне с годините, проблемът спира да е хипотетичен. Документите, които давате на клиенти през услуга от обхвата, например PDF с условия в онлайн магазин, са друго: изключение по член 2, параграф 4 имат само файловете, публикувани преди 28 юни 2025.

Какво прави PDF достъпен?

Основата е „тагиран PDF“: файл, в който всеки елемент, заглавие, параграф, списък, таблица, изображение, носи етикет, който казва на екранния четец какво е и в какъв ред да го прочете. Международният стандарт за това е PDF/UA (ISO 14289), който определя точно какво трябва да съдържа файлът, за да го използват надеждно хора с екранен четец, лупа или брайлов дисплей. На практика достъпен PDF има: избираем текст, не сканирано изображение на страница; логичен ред на четене, който следва визуалния ред, не обратното; последователни нива на заглавията; текстова алтернатива на всяко смислено изображение или графика; надписани полета, ако файлът е формуляр; и достатъчен контраст между текст и фон. Самото превръщане на документ в PDF не прави нищо от изброеното автоматично; структурата трябва да е зададена нарочно, още в изходния файл.

Какво прави Word документ достъпен?

Повечето от същите принципи важат и за Word, преди файлът изобщо да стане PDF. Заглавията се задават през стиловете на Word (Heading 1, Heading 2), не чрез удебеляване или уголемяване на шрифта на ръка, а нивата не се прескачат. Всяка смислена снимка или графика получава кратък текст в полето Alt Text, описващ целта ѝ, не самия ѝ външен вид. Таблиците се ползват само за данни, не за оформление на страницата, и имат обозначен ред със заглавия. Текстът на всяка връзка казва къде води, не просто „натиснете тук“. Word има вграден инструмент, достъпен през Review, „Check Accessibility“, който изрежда пропуските като предупреждения, грешки и съвети и обяснява как да се поправи всеки един.

Как да проверите бързо дали документите ви са достъпни?

Първата стъпка е вграденият инструмент: в Word, Review, после „Check Accessibility“; в Acrobat, панелът за проверка на достъпността. И двата хващат липсващ Alt Text, липсващи заглавия на таблици и грешки в структурата за секунди. Втората стъпка е слушане: отваряте документа с безплатния екранен четец NVDA на Windows или с вградения VoiceOver на Mac и следите дали заглавията се чуват в ред, дали изображенията имат смисъл, произнесен на глас, и дали таблица с данни се чете ред по ред, а не като поток от несвързани числа.

Въпроси

Източници

1. W3C, „PDF7: Performing OCR on a scanned PDF document to provide actual text“, техника към WCAG 2.2.
2. BOIA, „Достъпност на PDF: основите“, 2026.
3. Recite Me, „Ръководство за достъпност на PDF“, 2026.
4. Microsoft, „Направете документите си в Word достъпни за хора с увреждания“.
5. PDF Association, „ISO 14289-1, стандартът PDF/UA“.
6. PAC (PDF Accessibility Checker), начална страница, 2026.

Още по темата

• Важи ли Европейският акт за достъпност за фирма, която продава само на фирми?Ако продавате само на фирми, Европейският акт за достъпност (Директива 2019/882) по принцип не важи. Важи там, където физическо лице може да купи от вас онлайн.
• До кога е срокът по Европейския акт за достъпност за вече съществуваща услуга?Услугите трябва да отговарят от 28 юни 2025. Три по-тесни изключения стигат до 2030 или по-късно: стари продукти, стари договори и терминали за самообслужване.
• Какви са глобите при неспазване на Европейския акт за достъпност?Директивата за достъпност не определя глоба; всяка държава решава сама. В България санкцията за фирма стига до около 10 226 евро за първо нарушение.